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Xendra es un auténtico software de código abierto, libre de reglas restrictivas y costosos recursos de algunos proveedores de Software que limitan sus procesos de negocios en el presente o el futuro, esto le permite controlar cada aspecto de la aplicación y al mismo tiempo adaptar, actualizar, agregar características y extenderse para ajustarse a las necesidades crecientes de su compañía.
Xendra evoluciona rápidamente, ya que provee servicios de implementación, entrenamiento, soporte y mantenimiento de manera que usted no dependa de un solo proveedor
Xendra, nace tras 2 años de desarrollo, y es adaptado al mercado peruano, creando su propio proyecto en SourceForge (http://sourceforge.net/projects/xendra).
Enfoque a procesos de negocio.
A diferencia de los ERPs tradicionales, Xendra está enfocado en procesos de negocio y no en módulos, obteniendo así una vista unificada del negocio, con procesos que involucran a toda la organización y no solo a unos cuantos departamentos o unidades como islas.
Dentro del modelo flexible de Xendra, los flujos de trabajo, documentos y transacciones son adaptables a las necesidades de su negocio, en contraste con las implementaciones tradicionales, que lo obligan a adaptar su negocio al software.
Xendra fue diseñado pensando en las condiciones actuales del mercado. Funcionalidades como Multi-Organización, Multi-Moneda, Multi-Contabilidad, Multi-Impuesto, Multi-Lenguaje, MUlti-Costeo fueron implantadas desde la concepción del software y es intrínseca a su operación. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SISTEMA
1. DICCIONARIO DE APLICACIONES
Para el común de las aplicaciones se debe diseñar, codificar y probar cada pantalla. El Sistema utiliza el concepto mucho más avanzado: posee un diccionario activo central, también llamado repositorio de información
El diccionario de datos del Sistema se encuentra en el estrato de meta-datos, y mantiene la información de como acceder los datos y como estos datos están relacionados entre sí. El diccionario de datos contiene las definiciones del tipo de entidad (tipo, validación, etc.), como debe ser mostrado (etiqueta en pantallas y reportes, ayuda, secuencia y posición relativa a otros campos), y las reglas de despliegue.
2. INTERFASE DE USUARIO INTELIGENTE
Durante el ingreso o consulta de datos siempre está disponible la posibilidad de requerir detalles o navegar la información relacionada. Esto es posible porque tanto la estructura de la información como sus inter-relaciones son ‘conocidas’ por el diccionario de datos. Los usuarios pueden ingresar un nuevo cliente o actualizar la información de uno existente al tiempo de ingresar una orden, sin abandonar la ventana original.
Los propios usuarios pueden adecuar el esquema de la ventana y pueden definir pantallas especiales para una situación o cliente específico cuando así lo requieran
3. REPORTES INTELIGENTES
Para la mayoría de las aplicaciones, los reportes son una entidad separada o adicional. Los reportes del Sistema están basados en el diccionario de datos. Dado que el visor de reportes tiene acceso a las definiciones, esto permite Navegar Detalles (drill-down) de una entidad referenciada y sondear entidades en donde la entidad reportada es utilizada. Los enlaces son generados automáticamente, al tiempo que se asegura la adherencia a las definiciones de seguridad y acceso.
Las Vistas de Negocio están diseñadas para usuarios finales y permiten el acceso a la información utilizando una herramienta estándar basada en SQL, sin la necesidad de crear ‘joints’ SQL de tablas. La mayoría de las Vistas de Negocio están generadas en base al Diccionario de Aplicaciones.
Todas las salidas de los reportes pueden ser pre visualizadas en pantalla antes de ser impresas o de generar archivos en variados formatos (Ej.: Excel, HTML, XML, Word y PDF).
4. ARQUITECTURA SUSTENTABLE
Aún cuando es conocido que los requerimientos de aplicaciones enlatadas cambian en el tiempo, sólo unas pocas de ellas están diseñadas para soportar cambios y agregados.
El Sistema usa los siguientes principios de diseño para crear una arquitectura sustentable:
- Arquitectura Smalltalk MVC (derivación del Model-View-Controller –Modelo-vista-Controlador)
- Derivación asincrónica de procesos vía mensajes
- Motor de Reglas Explícitas para lógica compleja
- Transacciones y recuperación A prueba de fallas (Safe-fail)
El Sistema tiene una Arquitectura de Objetos (comparada con Orientada a Objetos, Como-si-Objetos o Arquitecturas Tradicionales). Cada Objeto es tan independiente como es posible de otros Objetos, incluyendo su derivación transaccional.
5. A PRUEBA DE FALLAS
Usualmente las aplicaciones están diseñadas para ser libres de fallas (fail-safe): Se asume que todo funciona y que todos los datos son ingresados correctamente y son consistentes. En caso de falla, los expertos deben buscar la causa y revisar si hubo daños. El usuario muy a menudo nota el problema. La realidad es que las aplicaciones a veces fallan.
En contraste, el Sistema está diseñado para ser a prueba de fallas (safe-fail). Cada transacción puede ser repetida y regenerada. La mayoría de las fallas son identificadas por el sistema y el usuario puede intentar solucionar el problema. Si la recuperación no es posible, el error es aislado y el resto del sistema continúa trabajando. El diseño de transacciones desacopladas es la base de esta habilidad.
6. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
El Sistema soporta seguridad de datos y de funciones. La seguridad de funciones está basada en Roles de Usuario y controles de acceso a Ventanas, Reportes y Procesos.
La seguridad de los datos para la información del Cliente y la Organización es mantenida a nivel de la base de datos a través del contexto de seguridad. Este es un nivel adicional de seguridad más allá de la identificación (login) de usuario normal de la base de datos. Esto permite el uso de herramientas de terceras partes basadas en SQL para acceder a la base de datos. Antes de acceder a cualquier dato el usuario debe identificarse a través de una stored procedure (procedimiento almacenado) con nombre de usuario, password, role y opcionalmente idioma. Esto provee las mismas reglas de acceso para herramientas de terceros que puedan existir en la aplicación.
La mayor parte de las aplicaciones no tienen una capa de seguridad más allá de la identificación de usuario de la base de datos y tienen dificultad para restringir el acceso a través de herramientas SQL de terceros
7. INTEGRACION FUNCIONAL
El Sistema integra completamente la Funcionalidad de Recursos Corporativos (ERP) con la Funcionalidad de Relación con Clientes (CRM) y Procesamiento Analítico. Esta ajustada integración asegura que las diferentes áreas funcionales tengan toda la información requerida para los procesos de toma de decisión de negocio. No hay necesidad de deducir información, ya que todo está basado en los datos de las transacciones originales.
Muchas aplicaciones no proveen una integración funcional total. En el Sistema ingresar o ver información de Proyectos en las transacciones no requiere pasos adicionales. Cuando ocurren excepciones, como proveedores con saldo positivo o clientes requiriendo reembolsos, el Sistema trata eso sin necesidad de procesamiento adicional (overhead).
8. FLUJO DE TAREAS Y GUIA INTELIGENTE
El Sistema provee un sistema de flujo de tareas incorporado. Un flujo de tareas es una serie de pasos guiados en el cuál potencialmente existe más de un usuario involucrado. Un paso puede ser el comienzo de un proceso, ejecución de reporte o ingreso de información en una pantalla.
Las jerarquías de aprobación no requieren de un flujo de tareas explícito, pero se ven involucradas automáticamente, si los límites de aprobación del usuario presente no son suficientes. Lo mismo se aplica si las tareas, en un flujo de tareas determinado, no pueden ser realizadas, dadas las restricciones funcionales o de seguridad, por el mismo usuario.
Los flujos de tareas pueden ser tareas de fin de mes, etc. El sistema provee flujos predefinidos para muchas tareas no rutinarias.
Los flujos de tareas mantienen un contexto, examinando los datos requeridos automáticamente o proveyendo los valores por defecto para nuevos registros a ser ingresados.
En todos los lugares dónde el flujo de tareas conecta pasos a realizar, la guía inteligente (wizard) provee de tutoría dentro de los campos o pantallas.
PROCESOS QUE CONTIENE EL SISTEMA
1. PROCESO DE COTIZACIÓN A INGRESO
El proceso de Cotización a Ingreso cubre los procesos del negocio para la creación de cotizaciones, administración de órdenes, facturación y recepción de dinero.
Cotizaciones
Se pueden crear e imprimir cotizaciones a clientes basadas en listas de precios generales o especiales para algunos clientes. Las cotizaciones pueden estar incluso atadas a las reservas que se tengan en el inventario. Usted puede cambiar una cotización en cualquier momento y convertir esta en una orden de venta.
Ordenes de venta
Las órdenes de venta generan despachos y facturas y aseguran que la orden se complete.
Se maneja los siguientes tipos de órdenes de venta:
- Orden Estándar.- Crear una orden y reservar inventario para la misma, despachar el producto y generar la factura después. Esta es usada cuando usted embarca productos de acuerdo a disponibilidad. Usted puede generar la factura inmediatamente o después del despacho.
- Orden POS.- En un paso, crea la orden, genera el despacho, factura y recibe el pago (Efectivo, cheque, CreditCard, Transferencias bancaria). Este tipo de orden es usualmente utilizadas en ventas de mostrador o entrega inmediata con clientes anónimos.
- Orden de Crédito.- Crea la orden, genera el despacho y la factura y opcionalmente recibe el pago. Esta clase de orden es para clientes conocidos o con cuentas, que tengan o no línea de crédito.
- Orden Warehouse (Almacén).- Crea la orden y despacha el producto. Genera la factura después. Este tipo es usado cuando usted crea grupos de facturas. Usted puede seleccionar los envíos manualmente o crear la factura basada en reglas de facturación (Semanal, el 1º o el 5º dí¬a del mes, etc).
- Orden Prepagada.- Crea la orden y la factura pro-forma, enví¬a la mercancía y genera la factura final.
- Autorización de retorno de material (RMA).- Recibe un ͬtem despachado a algún cliente y crea una nota de crédito.
Usted puede convertir cotizaciones a cualquier tipo de orden, incluso puede cambiar de un tipo de de orden a otro.
Despachos
Basado en las órdenes de ventas, usted puede generar uno o más despachos de almacén o enví¬os inmediatamente o automáticamente cuando existe inventario disponible (proceso de despacho automático).
Facturación a clientes
Las facturas son generadas inmediatamente basadas en sus órdenes de venta o basadas en despachos. Usted puede escoger si crear una factura inmediatamente o después de cada despacho, o cuando la orden es completamente despachada o de acuerdo a las fechas de facturación para el cliente. La facturación por agenda le permite enviar grupos de facturas, por ejemplo para los despachos al final de la semana, mes, etc. así¬ mismo, las facturas también se pueden realizar manualmente.
Recibos de caja (pagos)
Cuando se ingresa una orden o factura, las reglas de pago permiten automáticamente generar recibos de caja.
-Crear un libro contable para las transacciones con cajas chicas.
-Crear un pago de varias formas (Tarjeta de Crédito, Cheques, Transacciones Bancarias).
Conciliación Bancaria
Los Extractos bancarios pueden ser cargados automáticamente o ingresados manualmente. En el sistema usted puede conciliar los pagos en transito, ingresar cargos o crear pagos de transferencias directas realizadas.
2. PROCESO DE REQUISICIÓN A PAGO
Este proceso de negocio cubre la creación de pedidos, ordenes de compra, recibo de facturas y proceso de pagos. La funcionalidad es altamente integrada con la administración de la cadena de abastecimiento. En los sistemas tradicionales, usted encuentra esta funcionalidad en módulos como compras o cuentas por pagar.
Pedidos
En Xendra - Xendra se pueden crear pedidos manualmente o automáticamente por medio de recargas de material. Así¬ mismo permite aprobar sus pedidos para generar órdenes de compra.
Ordenes de Compra
El Sistema permite generar y consolidar órdenes de compra con pedidos aprobados. Los rellenos de material también se pueden crear directamente con una orden de compra. Las ordenes de compra pueden ser enviadas directamente ya sea ví¬a e-mail, fax, o EDI.
Recibo de material
El sistema permite recibir material y directamente crear y comparar el despacho con las órdenes de compra o facturas del vendedor.
Facturas de proveedores
Con Xendra - Xendra se puede crear directamente y comparar las facturas de sus órdenes de compra. Usted también puede crear recibos automáticamente desde una factura cuando se recibe la factura y la mercancía al mismo tiempo.
Pagos
El Sistema permite crear pagos basados en términos (30 dí¬as, contado, etc) tomando como ventaja de descuentos de pagos. Usted también puede crear transacciones ACH o de otro tipo, usar programas de impresión de cheques. Adicionalmente también se pueden realizar pagos con tarjeta de crédito y registrar estas cuando se ingrese las órdenes de compra o facturas de proveedores. Para los pagos también es posible realizar conciliaciones bancarias.
3. ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS
Este proceso de negocio cubre todas las actividades de administración de materiales incluyendo recibo de inventarios, despachos, reubicaciones y conteo dentro de una organización incluyendo a proveedores y clientes.
Catálogo de productos
Esta opción le permite definir sus productos y servicios con cuentas opcionales de materiales y sustitutos. Importar y actualizar precios de compra con información del proveedor.
También permite organizar sus productos en categorías. Usted también podrá buscar por atributos de los productos. Usted podrá tener múltiples listas de precios para compras y ventas. Las listas de precios de compras le permiten controlar los descuentos y créditos sobresalientes de los proveedores. Usted podrá tener listas de precio generales y especificas a ciertos clientes. Las listas de precios son controladas por fechas permitiendo iniciativas de ventas especiales.
Control de distribución y de varios Almacenes
Maneje su inventario organizando sus Almacenes, creando locaciones definidas por los usuarios, mueva inventarios entre bodegas y realice inventarios físicos.
Administración de materiales
Con esta opción se pueden crear despachos a clientes por orden. Controlar los recibos de los proveedores comparando estos directamente con la orden de compra de la factura del proveedor.
Además Podrá realizar reservaciones de mercancía para despachos futuros a clientes y recibos de mercancía esperada de los proveedores.
Generar recargue de listas de materiales basadas en ventas pasadas o niveles de inventario objetivo, opcionalmente crear pedidos u ordenes de compra directamente.
Costeo de productos y servicios
Esta opción le permite mantener un costeo de sus productos y servicios. Xendra ERP mantiene la información por los siguientes métodos de costeo:
- Costeo Estándar.
- Costeo Actual.
- Promedio.
La siguiente información es mantenida por producto y para el esquema contable:
- Costo actual (basado en costeo estándar)
- Precio de la última compra.
- Ultimo precio de factura.
- Costo promedio.
4. ANÁLISIS DE DESEMPEÑO
El proceso de análisis de desempeño cubre la dimensión de costos y contabilidad de la aplicación. En los sistemas tradicionales, usted encontrará esta funcionalidad en módulos de reportes o en esos módulos que realizan entradas de notas contables.
Reglas contables
Entradas a contabilidad son automáticamente generadas basadas en reglas. Esta opción permite también entradas manuales para generar informes adicionales.
Generación de reportes integrada, bodega de datos y OLAP
De cada documento en el sistema, usted puede crear reportes, se puede definir el diseño, orden, etiquetas, etc. Para configurar estos para todas o una organización especifica o para usted mismo. Las vistas de los reportes permiten análisis y resúmenes de reportes. Toda la información puede ser impresa o exportada a Excel, Word, XML, PDF, etc.
Adicionalmente Xendra - Xendra maneja los reportes de: Registro de Compras, Registro de Ventas, libro Bancos, libro de Caja, Mayor General, Balance de Comprobación, Estados Financieros básicos y Otros
Diarios Manuales
La mayoría de las transacciones contables son generadas con esta opción, esta permite reportar transacciones en esquemas múltiples de contabilidad. Los diarios manuales permiten crear entradas contables para un esquema específico de contabilidad. También es usada para corregir otras entradas contables realizadas.
MEJORAS EN XENDRA
1. PUNTO DE VENTA
XENDRA mantiene un PDV (Punto de Venta) funcional, este esta basado en las mismas reglas del documento PDV de la Orden de Venta, pero sobre una pantalla diseñada exclusivamente para XENDRA. Terminal de Punto de Venta.
El PDV debe ser configurado en el Terminal PDV, aquí se pondrán las característicos principales a usar en el PDV como por ejemplo la lista de precios, el almacén, los documentos a usar, los termino de pago, inclusive el formato de impresión, adicionalmente también se asociara a una clave llave de disposición. Llave de Disposición.
El Terminal de PDV asociara una llave de disposición que será elaborada con los productos que mas use nuestra empresa, esa llave soporta 5 productos los cuales luego de ser asociadas al Terminal podrán ser vistos en el PDV y por consiguiente se podrá acceder fácilmente a ellos. Reporte de PDV.
El Reporte de PDV, muestra las transacciones realizadas por determinado Terminal, mostrando un detalle y resumen de los datos, agrupándolos por tipo de pago y por tipo de documento. 2. PUNTO DE COMPRA
XENDRA mantiene un PDC (Punto de Compra) funcional, con una pantalla exclusivamente diseñada.
Esta funcionalidad ha sido de gran utilidad para las micro y pequeñas empresas, por su rapidez al momento de realizar las compras. Terminal de Punto de Compra.
El PDC debe ser configurado en el Terminal PDC, aquí se pondrán las característicos principales a usar en el PDV como por ejemplo la lista de precios, el almacén, los documentos a usar, los termino de pago, adicionalmente también se asociara a una clave llave de disposición. Si se fija a diferencia del PDV el PDC tiene más flexibilidad respecto a poder elegir la lista de precios, documento, etc. esto debido a que se trata de una compra. Llave de Disposición.
El Terminal de PDC asociara una llave de disposición que será elaborada con los productos que mas use nuestra empresa, esa llave soporta 5 productos los cuales luego de ser asociadas al Terminal podrán ser vistos en el PDC y por consiguiente se podrá acceder fácilmente a ellos. 3. LIBROS CONTABLES
XENDRA mantiene los principales libros contables normados: Libro Mayor, Libro Diario, Libro caja, Registro de Ventas, Registro de Compras, de igual forma el balance de comprobación en columnas y los Estados Financieros, los cuales pueden ser configurados de acuerdo a la necesidad del usuario final.
4. REPORTE DE CUENTAS COMPARADO POR MESES
XENDRA a implementado el reporte que nos a la capacidad de comparar mensualmente cualquier cuenta o grupo de cuentas, este es utilizado mayormente para las cuentas de resultados.
5. REPORTE DAOT
XENDRA a implementado el reporte que SUNAT solicita anualmente a los contribuyentes, ese reporte tiene la capacidad de digitar el limite del valor de las facturas por cada socio e negocio, esto tomando en cuenta que este valor varia cada año.
6. DESTINO DE CUENTAS
XENDRA mantiene un modulo exclusivo para el destino (distribución) de las cuenta de gastos, esto es indispensable para la presentación de los Estados Financieros. A esta funcionalidad también se le adiciona el reporte que verifica que todas las cuentas de gastos tengan su distribucion correctamente.
7. RESTAURA Y BORRA DOCUMENTOS
Algunos sistemas tienen como regla que los documentos nunca serán eliminados ni modificados luego de ser COMPLETADOS, esto hace que en una implementación inicial (cuando existen errores de usuario inevitables), la tabla se llene de datos reversados sin razón. Por ello para XENDRA se han elaborado las opciones de RESTAURADO de los distintos documentos usados en el día a día, tales como: Facturas, Ordenes, Caja, Pago, diario, etc. Esto minimiza la existencia de datos errados, resguardando siempre la integridad de toda la información.
8. KARDEX
XENDRA maneja un reporte Kardex además de los múltiples reportes de movimiento de stock, en el se muestra tanto el movimiento de stock por producto físico como valorado, esto atendiendo al método de costeo que se utilice en la valuación de inventarios.
9. FLUJO DE CAJA
XENDRA maneja los flujos de caja tanto en su asignación al momento de realizar el movimiento de caja como en los modos de proyectar dicha información.
10. ESTADOS DE DOCUMENTOS
XENDRA mantiene los estados y fechas por los cuales el documento va pasando, a fin de saber los cambios de estado que sufrió un determinado documento. Estos estados nos darán la alerta por ejemplo para facturas de venta colocadas o devueltas, etc.
11. CIERRE ANUAL
XENDRA contempla el proceso de cierre de año, elaborando automáticamente los asientos de cierre para uno y apertura para el siguiente. 12. LISTAS DE COMPRAS
Algunos clientes prefieren que las listas de precio de compra no puedan ser visualizadas por los vendedores u otro tipo de usuario, para ello XENDRA a implementado la posibilidad de quitarle a un usuario la capacidad de ver o no las listas de precio de compras. 13. PAGOS EN EFECTIVO.
XENDRA ha implementado una forma rápida de cobrar y pagar en efectivo, ya que la mayoría de empresas trabaja constantemente con efectivo tanto en sus cobros como en sus pagos.
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